• KONTAKT@KADRY-I-PLACE.PL

    +12 44 202 73

  • Kontakt

Prowadzenie akt osobowych 2019

W 2019 roku nastąpiły zmiany w prowadzeniu akt osobowych pracowników. Dotychczas pracodawca miał obowiązek przechowywania ich aż przez 50 lat. Aktualnie okres ten został skrócony do 10 lat. Warto jednak podkreślić, że dotyczy to pracowników zatrudnionych po 1. stycznia 2019 roku.

W przypadku pracowników zatrudnionych w latach 1999-2018 czas przechowywania dokumentacji osobowej będzie mógł zostać skrócony jeżeli przedsiębiorca wyśle do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych odpowiedni formularz informacyjny. Wówczas pracownik otrzyma powiadomienie o skróceniu okresu przechowywania jego akt osobowych i możliwości ich odbioru, a także stanie swojego konta.

W przypadku osób zatrudnionych przed rokiem 1999 obowiązek przechowywania akt pracowniczych nadal będzie wynosił 50 lat bez możliwości jego skrócenia.

Od 2019 roku przedsiębiorca ma też prawo do elektronicznego prowadzenia akt osobowych zatrudnianych przez siebie osób. Dotychczas obowiązywała papierowa wersja dokumentów, a dane komputerowe mogły pełnić wyłącznie funkcję pomocniczą. Aktualnie dokumenty są równorzędne.

AKTUALIZACJA: 

Warto pamiętać o tym, iż posiadając podpis kwalifikowany, bądź kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, przedsiębiorca może posiadać akta osobowe w postaci elektronicznej, czyli tzw. e-akta. Chcąc prowadzić dokumentację pracowniczą, przedsiębiorca zobowiązany jest do zrobienia skanu wszystkich dokumentów, a także opatrzenia ich podpisem kwalifikowanym.

WAŻNE! Przedsiębiorca nie może od pracownika żądać posiadania podpisu kwalifikowanego!