Do 2019 roku przedsiębiorcy mieli możliwość prowadzenia w swojej firmie akt osobowych w formie elektronicznej, nie zwalniało ich to jednak z obowiązku prowadzenia dokumentacji w formie tradycyjnej. Większość z nich pozostawała więc na gromadzeniu i przechowywaniu dokumentacji tylko w wersji papierowej aby ograniczyć pracę. W 2019 roku obowiązek ten zniesiono, a co za tym idzie część z właścicieli przedsiębiorstw podjęła decyzję o zmianie sposobu prowadzenia akt osobowych.

Odkąd w życie weszły nowe przepisy akta muszą składać się z 4 części:

1. dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie,
2. dokumenty związane z nawiązywaniem stosunku pracy,
3. dokumenty związane z zatrudnieniem,
4. dokumenty związane z ewentualnymi karami porządkowymi nakładanymi na pracownika.

Aby dokonać cyfryzacji zgromadzonej dokumentacji należy ją zeskanować i opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Jest to działanie mające za zadanie zagwarantować zgodność wydruku ze sporządzonym skanem.

Do największych zalet tego rozwiązania zaliczamy:

– ograniczenie kosztów wynikających z archiwizacji,
– zapewnienie szybkiego dostępu oraz uporządkowania akt,
– zagwarantowanie bezpieczeństwa i ograniczenie dostępu osobom niepowołanym,

Minusem prowadzenia akt elektronicznie jest konieczność spełnienia rygorystycznych wymogów technicznych.