Każdy pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji swoich pracowników. Warto jednak zdać sobie sprawę z tego jakie elementy składają się na te akta oraz w jaki sposób należy je prowadzić.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku odnośnie dokumentacji pracowniczej akta pracownicze powinny być podzielone na 4 części:

Część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie
Część B – dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia
Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia
Część D – dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej.

Od 2019 roku akta pracownicze mogą być przechowywane w formie elektronicznej. To ogromne udogodnienie dla przedsiębiorców, ponieważ dotychczas dokumenty te musiały być sporządzane w wersji papierowej, a forma elektroniczna mogła być tylko pomocnicza. Aktualnie dokumenty te są sobie równe.

Bez względu na postać w jakiej prowadzimy dokumenty muszą być one przechowywane w sposób, który zapewni im zabezpieczone przed zniszczeniem, uszkodzeniem, utratą oraz dostępem osób nieupoważnionych.